Todo lo que debes SABER sobre el Formulario W2 si trabajas en EE.UU

Si trabajas en Estados Unidos, seguramente ya habrás escuchado del Formulario W2 el cual se usa para presentar impuestos federales y estatales. Esta planilla contiene información importante sobre el ingreso que ganaste a través de tu empleador, cantidad de impuestos retenidos de tu cheque salarial, beneficios provistos y otra información para el año.

Es un documento que requiere el IRS donde los empleadores reportan la información sobre sueldo y salario de sus empleados. Asímismo, el Formulario 1099 utiliza para reportar los ingresos que hayas generado a través del año. Sin embargo, apesar de estar unidos en propósito, son diferentes en cuanto a la condición del contribuyente.

¿Qué es el Formulario W2 y para qué se utiliza en Estados Unidos?

Tu W-2 reporta detalles importantes sobre la cantidad de impuestos federales, estatales y otros beneficios adicionales como seguro médico, asistencia de adopción y cuidado de dependientes, cuentas de ahorro para la salud y más. Como empleado, la información en tu W2 es extremadamente importante cuando presentas tu declaración de impuestos.

En general, si trabajas como empleado en una empresa americana un año, debes recibir una W2 de tu empleador al comienzo del año próximo. También recibirás una W2 si tu empleador retuvo impuestos de tu cheque salarial.

En sí:

• El Formulario W2 provee información tributaria importante de tu empleador relacionada a ingresos, impuestos retenidos, beneficio y más
• Debe ser enviado en o antes del 31 de enero de cada año y ser utilizado para preparar tu declaración de impuestos
• El IRS utiliza tu W2 para llevar cuenta de los ingresos de empleo que has ganado durante el año

En conclusión, es la planilla que usas para comprobar tus ingresos anuales en una empresa y así presentar tus impuestos al IRS. Esta te la proporciona tu empleador. 

¿Cómo utilizas una W2?

Para empezar, el empleador es quien prepara el Formulario W2. En ella, coloca información importante para preparar tu declaración de impuestos. Es el encargado de reportar el salario total para el año y contiene la cantidad de impuestos estatales, federales y otros retenidos de tu cheque. Puede que también contenga información sobre:

• Propinas
• Contribuciones a tu plan de retiro 401(k)
• Contribuciones a tu cuenta de ahorro para la salud
• Primas que tu empleador paga por cobertura médica
• Una variedad de otra información

¿Quién recibe un Formulario W2?

Debes recibir un Formulario W2 solo si eres empleado en Estados Unidos para realizar tus contribuciones presupuestarias. Puede que recibas varias W2 si:

• Cambiaste de trabajo durante el año calendario, o
• tuviste más de un trabajo donde eres empleado, o
• la compañía donde trabajas fue adquirida por otra compañía

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¿Y qué pasa si no la has recibido?

Si aún no has recibido tu Formulario W2 a principios de febrero, debes contactar a tu empleador.  Es probable que ellos puedan proveerte una versión electrónica hasta que recibas la copia en papel por correo.

En caso de que contenga un error

Si al recibir tu planilla W2 y notas un error de transcripción, como tu nombre mal escrito, tu número de seguro social, una cantidad de dinero que no corresponde o similares, debes informarlo a tu empleador para que te faciliten una nueva hoja corregida.

Diferencias entre un Formulario W4 y un W2

No te confundas, aunque tienen nombres similares estos formularios son diferentes entre si. Difiere de quien lo prepara.

Verás, el Formulario W4 es el que prepara el empleado para entregarselo a su empleador.  Tu empleador prepara una W-2 a fin de año, te lo envía a ti, también al IRS y a la Administración del Seguro Social.

El W-4 le dice a tu empleador cuantos impuestos debe retener de tu cheque salarial. La W2 dice cuánto dinero ganaste de tu empleador y cuanto impuesto fue retenido a tu nombre durante el año tributario

Diferencias entre el Formulario W2 y el 1099

Tanto el Formulario W-2 como el Formulario 1099 tienen como propósito reportar ingresos que hayas generado a través del año. Donde difieren es en las circunstancias bajo las cuales recibirías y la formar de abordar la planificación para la época tributaria.

En este caso, si eres empleado, tu empleador debe enviarte una W2 para completar tu declaración de impuestos, Formulario 1040. Ahora, si trabajas como un contratista independiente, probablemente la compañía te enviará un Formulario 1099-NEC en vez de una W2.

Entonces, la diferencia entre una 1099 y una W2  se resume a la retención de impuestos. Los empleadores retienen dinero de tu paga y lo envían a varias agencias tributarias en tu nombre a través del año. Como un trabajador por cuenta propia (1099), el negocio que te está pagando no retiene dinero en tu nombre. Tú eres responsable de hacer tus propios pagos de impuestos estimados.

¿Cuándo y cómo se adjunta un W2?

Para asegurar que la recibas a tiempo, el IRS requiere a tu empleador que te envíe tu W2 a más tardar el 31 de enero próximo al cierre del año tributario. Generalmente, esto significa que los Formularios W-2 se envían por correo en o antes del 31 de enero, pero no necesariamente la fecha límite.